Офис регистратора

Офис Регистратора является отделом, созданным в институте для координации административных и академических процессов, связанных со студентами. Основные задачи офиса включают прием студентов, ведение их личных и академических данных, оформление приказов, касающихся учебного процесса, а также подготовку дипломов и других официальных документов для выпускников.

Деятельность Офиса Регистратора осуществляется по двум направлениям:

Front office – непосредственное обслуживание студентов и абитуриентов;

Back office – системное ведение внутренних документов, базы данных и академических процессов.

Front Office

Сектор обслуживания студентов

• Предоставление информации о расписании занятий;
• Выдача академических справок и транскриптов;
• Предоставление списков экзаменов;
• Помощь в подаче заявлений на перевод и восстановление;
• Предоставление студенту информации о его показателе GPA;
• Восстановление паролей студентов в информационной системе «HEMIS».

Сектор обслуживания по научной и инновационной деятельности

• Предоставление информации о грантах и конкурсах;
• Помощь в регистрации инновационных идей и стартапов;
• Предоставление студентам информации об именных стипендиях;
• Консультирование по научным проектам;
• Помощь в членстве в «Школе наставничества»;
• Предоставление студентам информации о научных кружках и практическая помощь.

Сектор обслуживания по бухгалтерии и маркетингу

• Определение, расчет и представление суммы платного договора, а также содействие в подаче заявления на получение платного договора;
• Определение и подтверждение сумм оплаты за повторное обучение для студентов с академической задолженностью, содействие в подаче заявления на получение договора на повторное обучение.

Сектор обслуживания по международным связям и академической мобильности

• Выдача справки с места учебы на английском языке;
• Регистрация в электронной системе и прикрепление к дисциплинам иностранных студентов, принятых на учебу;
• Предоставление информации о стипендиальном конкурсе фонда «Эл-юрт умиди» для обучения за рубежом и зарубежных объявлениях;
• Предоставление студентам информации о высших учебных заведениях, занявших места в международных рейтингах (QS, THE, Green Metric).

Back Office

Сектор ведения статистических данных

• Анализ статистических данных о переводе студентов с курса на курс, отчислении из числа студентов и уходе в академический отпуск;
• Обобщение статистических данных о студентах, рекомендованных к переводу и восстановлению;
• Подготовка статистических данных о деятельности университета на основе заданий и запросов;
• Ведение форм отчетности, представляемых университетом в Агентство статистики;
• Анализ правильности статистических данных, вносимых в информационную систему «HEMIS».

Сектор координации учебного процесса

• Выявление студентов с академической задолженностью;
• Формирование академических групп;
• Организация повторного обучения для студентов (создание групп по дисциплинам, расписания занятий и графиков контроля, рассмотрение заявлений);
• Внесение студентов в систему;
• Координация и оформление движения студентов (отчисление, оставление на курсе, перевод учебы, уход в академический отпуск и возвращение, восстановление);
• Обобщение и анализ показателей успеваемости студентов;
• Формирование и обновление баз данных студентов;
• Контроль посещаемости студентов через систему «HEMIS».

Сектор ведения и хранения документов студентов

• Размещение в базе студентов выписок из приказов студентов, изменивших фамилию, ушедших в академический отпуск, сменивших направление и факультет, оставленных на курсе, отчисленных из числа студентов;
• Передача студенту всех необходимых документов студентов, отчисленных из числа студентов в связи с переводом в другую высшую образовательную организацию;
• Предоставление бланков строгой отчетности (диплом, приложение к диплому, академические сертификаты и др.);
• Организация приема, хранения и выдачи бланков строгой отчетности (бланки дипломов, академические справки, приложения к диплому и др.).